企業(yè)面臨的項目管理挑戰(zhàn)

1、信息化程度低，內(nèi)部管理流程不規(guī)范

• 對于庚申建設(shè)來說，打破數(shù)據(jù)壁壘、規(guī)范整體管理流程是急需解決的問題之一。由于受到傳統(tǒng)管理模式的限制，企業(yè)的合同信息和臺賬收集整理困難，后續(xù)信息調(diào)用不易；各環(huán)節(jié)資料重復填寫出錯率大于50%，返工率極高；

• 各部門統(tǒng)計報表手動計算生成，易出錯效率低占用大量時間；各部門審批流程節(jié)點不清晰，無法定責相應(yīng)人員；結(jié)果數(shù)據(jù)無最終分析，決策憑據(jù)缺乏。因此，企業(yè)希望借助信息化項目管理系統(tǒng)工具，一并梳理內(nèi)部流程，提高管理效率。

2、材料成本難以把控

• 項目分散，經(jīng)營管控數(shù)據(jù)不能及時、準確反饋回公司本部，領(lǐng)導無法掌控成本、資金等動態(tài)數(shù)據(jù)，決策無依據(jù)，“盲簽”情況普遍，領(lǐng)導被迫審批；

• 無法及時了解材料采購進度情況，造成項目施工與采購前后不同步，無法直觀比較。采購合同前無成本預算信息，付款時無參考。管理層無法掌握材料實際成本發(fā)生，容易導致項目竣工結(jié)案時費用超標，但超支的責任不明；材料審批不健全、不及時、記錄不易留存，過程缺少總量控制，導致申請超預算時有發(fā)生；材料申請后并沒有保時保量到場。

3、現(xiàn)金流問題多

• 由于信息化程度較低，企業(yè)無法及時了解每一個項目的動態(tài)資金情況，不清楚簽了多少錢，應(yīng)收賬款是多少，實際收了多少，付了多少款，目前還有多少資金可以用。收、付款信息不完整無法溯源，一旦出現(xiàn)問題查找困難互相甩鍋；

• 應(yīng)收賬款多，但收款不順利，資金過多占用在應(yīng)收賬款項目上，造成現(xiàn)金流緊缺；保證金到期不予返還或拒絕退還，構(gòu)成了應(yīng)收賬款風險和壞賬損失風險，導致資金周轉(zhuǎn)率下降，影響資金利用效率，同時，對外供應(yīng)商付款和對內(nèi)工資支付也會受到影響。

4、項目過程難以管控

• 工程項目施工周期長，施工現(xiàn)場情況難于實時把控。班組不能及時上報施工進度，不清楚每個班組的施工效率，不了解項目的進度完成了多少，造成項目處于失控狀態(tài)；施工質(zhì)量安全把控不規(guī)范，造成返工，使成本增加，施工進度拖延，甚至造成安全隱患；無法對施工人員的真實工作情況進行有效把控，脫崗或消極怠工等情況造成勞務(wù)成本損失，也同樣影響項目進度和質(zhì)量。

紅圈方案

1、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，完善內(nèi)部管理流程梳理

• 紅圈工程項目管理系統(tǒng)，將多個部門和項目之間的信息流打通，完成資源的合理調(diào)配和平衡。系統(tǒng)將項目運營過程中大量的臺賬、合同信息、證書、簽證、票據(jù)等信息永久留存，能夠隨時在線上調(diào)閱資料，避免信息重復，實現(xiàn)信息化共享；

• 優(yōu)化了內(nèi)部無效溝通，梳理了內(nèi)部管理流程。項目管理流程可視化、各個環(huán)節(jié)人責權(quán)劃分明確。通過系統(tǒng)梳理清楚每個審批節(jié)點的責任矩陣，責任匹配角色梳理清晰，各部門圍繞項目的權(quán)責，提高內(nèi)部審批效率，降低跨部門溝通成本；

• 圍繞單項目過程數(shù)據(jù)清晰留檔，成本、現(xiàn)金流數(shù)據(jù)自動匯總，形成可視化報表。同時設(shè)置支出超標預警，審批有數(shù)據(jù)參考依據(jù)，降低管理層決策失控問題。

2、全過程的材料成本管控

• 紅圈工程項目管理系統(tǒng)為企業(yè)建立材料臺賬，設(shè)置了包含采購計劃、材料請購、材料驗收、材料發(fā)票、材料付款等全過程的材料成本管控。實現(xiàn)事前把控材料成本，過程中控制材料成本，避免管理層不清楚材料是否已超成本，形成預警機制，在辦公室就能隨時知曉項目材料用量情況。

3、全方位資金管理

• 投標保證金管理：系統(tǒng)為企業(yè)搭建了從“保證金繳納”到“投標期間費用繳納審核與記錄”，再到“保證金退還”的流程管理，并設(shè)置保證金回收的提醒，確保投標資金順利返還；

• 收款管理：系統(tǒng)完善了項目資金中的收款計劃管理，方便安排對下支付計劃。實際收款可根據(jù)開票情況，及時追蹤收款情況并做登記匯總；

• 付款管理：根據(jù)公司資金情況做供應(yīng)商付款計劃，并在系統(tǒng)中及時記錄收票信息；相關(guān)人員可根據(jù)系統(tǒng)中顯示的收票信息和資金計劃、項目余額情況做線上付款申請，財務(wù)部有資金數(shù)據(jù)做參考，便于在實際付款之前規(guī)避資金風險；

• 其他費用線上管理：增值稅、費用報銷、勞務(wù)資料和支出等數(shù)據(jù)全部進行線上登記和審批，便于隨時查閱相關(guān)信息，審批也不限時間地點，更加及時。

4、項目過程管控

• 企業(yè)可通過工程項目管理系統(tǒng)建立具體施工計劃，包含總計劃-月計劃-周計劃-日報等詳細流程，同時記錄并匯總每個項目的施工進度、簽證變更、施工日報、月進度匯報、項目巡檢、勞務(wù)考勤記錄等信息。將計劃產(chǎn)值與實際產(chǎn)值形成對比，再結(jié)合預算消耗判斷是否匹配，把控項目風險；

• 采用形象管理的方式，通過拍攝上傳施工現(xiàn)場真實情況的照片，管理層可隨時了解最真實的施工進度情況、質(zhì)量安全整改等情況；手機匯報施工日志，操作簡單，通過照片自動生成時間水印，保證真實有效；形象管理還能夠有效管控項目現(xiàn)場施工人員的實際作業(yè)情況和具體產(chǎn)出，避免部分員工消極怠工造成的進度拖延和經(jīng)濟損失。

方案價值

1、完成了科學地管理流程梳理，實現(xiàn)了企業(yè)信息共享，加強了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的有效溝通，充分提升管理效率。

2、控制材料成本，設(shè)置超支預警，讓材料供應(yīng)更加平滑順暢，減輕耗損，實現(xiàn)提高企業(yè)的經(jīng)濟效益的最終目的。

3、完善項目資金管理，收付款賬目筆筆清晰，保證金、回款逾期提醒，避免資金被占用，數(shù)據(jù)支撐把控過程風險。

4、老板可通過手機端的工程項目管理系統(tǒng)就可以隨時了解每個項目每個月做了多少工程量，審定的產(chǎn)值金額是多少，項目進度如何。同時，項目質(zhì)量監(jiān)控情況也在系統(tǒng)上有清晰細致的記錄，人責權(quán)劃分明確，有效減少返工，通過優(yōu)化流程來提高公司整體效益 。